Notetaker

Il software sviluppato per Overbi

Overbi è una digital company italiana che svolge attività di digital marketing e realizza siti, e-commerce e software su misura. Notetaker è lo strumento sviluppato per il suo team: un'app per Mac, con una versione web per il telefono, dove si può trovare tutto.

Sede

Milano

Servizi e Consulenza

Settore

Servizi di digital marketing e sviluppo software su misura

Il progetto in breve

Il lavoro di un'agenzia digitale come Overbi coinvolge attività molto diverse: riunioni con i clienti, progetti e scadenze, trattative commerciali, posizionamento sui motori di ricerca, calendari di contenuti, campagne pubblicitarie. Fino a pochi mesi fa ciascuna aveva il proprio strumento e il proprio abbonamento: Brevo per CRM e liste di contatti, SE Ranking per la SEO, Asana per i task, Excel per i piani editoriali, la casella email per tutto il resto.

L'idea di Notetaker è nata a fine marzo 2026, inizialmente come registratore di riunioni interne del team e, aggiornamento dopo aggiornamento, è diventato lo spazio unico in cui si lavora. Ogni collega accede con il proprio account aziendale e i dati sono condivisi in tempo reale tra tutto il team, senza archivi separati sui singoli computer.

Soluzioni proposte

Riunioni registrate, trascritte e riassunte

L'app registra insieme il microfono e l'audio del computer, quindi funziona sia per le riunioni in presenza sia per le videocall. L'AI trascrive e prepara un riassunto, estraendo i task e assegnandoli al team.

Task e progetti

Ogni attività è assegnata a uno o più persone. Ha una priorità e una scadenza ed è associata a un progetto.

Un CRM che arriva fino al progetto

Quando una trattativa viene conclusa e il clinete firma il contratto, innì tre passaggi si attivano i servizi acquistati dal cliente, creando il progetto e il primo task.

La posta con il contesto del cliente

La casella Outlook si legge direttamente in Notetaker e, accanto a ogni email, si vedono chi è il mittente, la sua azienda e le trattative aperte.

Il collegamento con Autopilot

Autopilot è il prodotto di email marketing di Overbi. Notetaker non invia le campagne, ma tiene aggiornate le liste in base al CRM.

SEO con report per il cliente

Il modulo SEO tiene traccia delle posizioni dei clienti nella SERP e nelle risposte generate dall'AI di Google. Con un clic si crea il report SEO per il cliente.

Piani editoriali e campagne

Per ogni cliente si pianificano e si controllano i contenuti da pubblicare in un calendario editoriale. Per i clienti si monitorano le campagne Google Ads un giudizio a semaforo

Ogni attività è assegnata a uno o più persone. Ha una priorità e una scadenza ed è associata a un progetto.

Quando una trattativa viene conclusa e il clinete firma il contratto, innì tre passaggi si attivano i servizi acquistati dal cliente, creando il progetto e il primo task.

La casella Outlook si legge direttamente in Notetaker e, accanto a ogni email, si vedono chi è il mittente, la sua azienda e le trattative aperte.

Autopilot è il prodotto di email marketing di Overbi. Notetaker non invia le campagne, ma tiene aggiornate le liste in base al CRM.

Il modulo SEO tiene traccia delle posizioni dei clienti nella SERP e nelle risposte generate dall'AI di Google. Con un clic si crea il report SEO per il cliente.

Per ogni cliente si pianificano e si controllano i contenuti da pubblicare in un calendario editoriale. Per i clienti si monitorano le campagne Google Ads un giudizio a semaforo

Risultati ottenuti

Notetaker ha sostituito sei strumenti: Asana, Brevo, SE Ranking, i fogli Excel dei piani editoriali e il vecchio gestionale per il monte ore (oltre agli appunti presi a mano durante le riunioni). Oggi il team lavora in un'unica app, che, dall'inizio dello sviluppo, ha raggiunto in circa sei mesi e mezzo la versione 1.67.

Per non perdere il lavoro già fatto sono stati portati nel nuovo sistema lo storico delle ore dei clienti, i calendari editoriali, e circa 22.500 contatti. Anche le trascrizioni sono migliorate: in una riunione di 84 minuti il sistema è passato da 15 interlocutori anonimi a 4 persone riconosciute per nome.